目次
クリニックの予約電話集中を解消する方法｜IVRとクラウドPBXの活用
「開院直後の9時台に電話が集中してつながらない」
「昼休み明けに一度に鳴り出して受付が混乱する」
という悩みは、多くのクリニックで共通して発生します。
IVR（自動音声案内）とクラウドPBXを組み合わせることで、電話の集中を分散し、受付スタッフへの負担を大幅に軽減できます。
予約電話が集中する原因
開院時間・昼休み明けにアクセスが集中する
患者が電話をかけやすい時間帯（開院直後・昼休み明け）に電話が一度に集中します。
回線数・スタッフ数が少ないと、つながらない患者が増えます。
予約・変更・キャンセル・問い合わせが同じ番号に集中する
予約・変更・処方箋確認・道案内など、用件が異なる電話がすべて同じ番号・同じ受付スタッフに集中します。
IVRで電話集中を分散する仕組み
IVR（自動音声案内）を使うことで、電話をかけてきた患者を用件別に自動で振り分けられます。
IVR設定例として
「おかけになった番号は〇〇クリニックです。予約・予約変更は1番、処方箋の確認は2番、道案内・診療時間のご確認は3番、その他のお問い合わせは0番をお押しください」
のような案内が一般的です。
用件別に振り分けることで、受付スタッフへの集中を緩和し、対応の優先度を整理できます。
時間帯別の自動応答で診療時間外に対応
診療時間外・休診日は自動音声案内に切り替えることで、スタッフの負担なく時間外対応ができます。
- 診療時間内：通常の受付対応
- 診療時間外：「本日の診療は終了しました。翌診療日の〇時よりお電話をお受けします」
- 休診日：「本日は休診日です。〇曜日より診療を再開します」
おすすめサービス
CLOUD PHONE
IVR・時間帯別自動応答・通話録音・複数内線が標準搭載。
クリニックの予約電話集中の解消に必要な機能が揃っています。
IT導入補助金を活用することで初期費用を大幅に抑えられます。
✓ IVR・時間帯別自動応答が標準搭載
✓ IT導入補助金対応（初期費用最大1/2）
✓ 最短1週間で導入可能
CLOUD PHONEの詳細を見る
CLOUDPHONE Plus【CLOUDPHONE Plus】
あわせて読みたい
まとめ
- クリニックの予約電話集中はIVRで用件を振り分けることで分散できる
- 時間帯別自動応答で診療時間外・休診日の対応も自動化できる
- IVR・時間帯別自動応答が必要な場合はCLOUD PHONEが最適
