「最近、仕事が回らない」
「忙しいのに、進んでいる感じがしない」
そう感じたとき、多くの人は“業務効率化”を意識し始めます。
- 新しいツールを入れた方がいいのか
- AIを使えば楽になるのか
- そもそも何が無駄なのか
ただ、この段階で具体的な解決策を探し始めると、
かえって判断が難しくなることが少なくありません。
業務効率化で最初にやるべきことは、
「何を導入するか」ではなく、「何が詰まっているのか」を整理することです。
業務効率化がうまくいかない理由
業務効率化が失敗しやすい理由の一つは、
課題が曖昧なまま、手段だけを探してしまうことにあります。
例えば、
- 時間が足りない → ツールを入れる
- 会議が多い → 議事録ツールを探す
- 情報共有が大変 → 新しい仕組みを検討する
一見すると正しそうですが、
本当に問題なのは「時間」や「会議」そのものではないケースも多いのです。
問題は「忙しさ」ではなく「整理されていないこと」
業務が回らないとき、
実際に起きているのは次のような状態です。
- 情報が分散している
- 記録が残っていない、または使われていない
- 誰が何を把握しているのか分からない
この状態では、
どれだけ作業スピードを上げても、
確認・探す・思い出す時間が増えていきます。
つまり、
業務効率化の多くは「スピードの問題」ではなく、
情報整理の問題として現れます。
効率化には段階がある
業務効率化は、一気に完成させるものではありません。
段階を踏まずに進めると、うまくいかないことが多くなります。
段階① 現状を把握する
- どこで手が止まっているのか
- 何を探している時間が長いのか
段階② 詰まりの原因を整理する
- 情報が足りないのか
- 情報はあるが、整理されていないのか
段階③ 手段を検討する
- 仕組みで解決すべきか
- ツールを使うべきか
多くの場合、
③から始めてしまうことで、ミスマッチが起きます。
業務効率化＝ツール導入ではない
業務効率化という言葉から、
「何か便利なツールを入れること」を想像する人も多いでしょう。
しかし、
ツールはあくまで手段であり、
整理されていない業務を自動で整理してくれるわけではありません。
- 記録が曖昧なまま
- 共有ルールが決まっていないまま
- 使い方が統一されていないまま
この状態でツールを導入しても、
別の“面倒”が増えるだけになることもあります。
まず整理したい3つの視点
業務効率化を考え始めたときは、
次の3点を整理するところから始めてみてください。
① 何が「負担」になっているか
作業そのものではなく、
「付随する作業」が負担になっていないか。
② 情報は、どこで止まっているか
記録されていないのか、
記録はあるが使われていないのか。
③ 誰のための効率化か
自分のためなのか、
チーム全体なのか、
後工程のためなのか。
ここが曖昧なままだと、
改善しても実感が得られにくくなります。
すぐに決めなくていい
業務効率化は、
「早く決めた人が得をする」ものではありません。
むしろ、
- 今の業務をどう捉えているか
- 何が整理できていないのか
これを言語化できた人ほど、
後の判断が楽になります。
この段階では、
何かを導入しなくても問題ありません。
このカテゴリで扱うこと
「業務効率化・情報整理」カテゴリでは、
- なぜ記録やメモが後回しになるのか
- 情報整理が機能しない理由
- ツールが向いているケース／向いていないケース
といった点を、
具体的なサービスを出す前に整理していきます。
効率化の答えを出す場所ではなく、
答えを考える前に立ち止まる場所として活用してください。
まとめ
業務効率化で最初に必要なのは、
新しい方法やツールではありません。
- どこが詰まっているのか
- 何が整理されていないのか
- 誰のための改善なのか
これらを整理するだけで、
次に進むべき方向は自然に見えてきます。
次の記事では、
**「記録・メモ・議事録が後回しになる理由」**を、
もう少し具体的に整理していきます。
