業務効率化を考える中で、
「記録」や「情報整理」をどう扱うかは避けて通れないテーマです。
- 会議の内容を残しきれない
- 電話や打ち合わせの記憶が曖昧になる
- メモはあるが、後から使われない
こうした課題に対して、
近年はさまざまな記録・情報整理ツールが登場しています。
ただし、
ツール名を比較する前に整理しておきたい前提があります。
記録・情報整理ツールは「代替」ではない
まず押さえておきたいのは、
これらのツールは
人の理解や判断を代替するものではないという点です。
記録・情報整理ツールの役割は、
- 記憶の補助
- 作業負担の軽減
- 情報の再利用をしやすくする
といった補助的な位置づけになります。
「これさえ入れれば解決する」と考えると、
期待とのズレが生まれやすくなります。
記録・情報整理ツールの主なタイプ
現在の記録・情報整理ツールは、
目的や使い方によっていくつかのタイプに分けられます。
① 手動メモ・ドキュメント系
- テキストメモ
- 議事録テンプレート
- ノートアプリ
向いているケース
- 内容が比較的シンプル
- 自分で整理する余裕がある
注意点
- 書き漏れが起きやすい
- 記録の質が属人化しやすい
② 録音＋後処理型ツール
- 音声を録音
- 後から文字起こし・整理
向いているケース
- 会話量が多い
- 後から正確に振り返りたい
注意点
- 後処理が負担になることがある
- 結局整理されずに終わる場合もある
③ 自動文字起こし・要約ツール
- 録音と同時に文字起こし
- 会話内容を構造化・要約
向いているケース
- 記録作業がボトルネックになっている
- 情報をすぐ共有・再利用したい
注意点
- 使い方を決めないと情報が増えるだけ
- すべてを任せると理解が浅くなる
AI記録ツールが注目されている理由
最近、AIを活用した記録ツールが注目されている背景には、
次のような変化があります。
- 会議・打ち合わせの量が増えている
- 情報の正確性が求められている
- 記録に割ける時間が減っている
この状況では、
「記録を頑張る」よりも
記録を仕組みで支えるという考え方が現実的になっています。
具体例としてのPlaudの位置づけ
記録・情報整理ツールの具体例として、
Plaud のような
AI搭載型の記録ツールがあります。
Plaudは、
- 録音
- 文字起こし
- 要約・整理
までを一連の流れで扱える設計になっており、
「記録そのものが負担になっているケース」で使われることが多いツールです。
ただし、
どの現場にも必須というわけではありません。
ツール選定で考えたい視点
記録・情報整理ツールを検討する際は、
次の点を整理しておくと判断しやすくなります。
- 正確性を重視するのか
- スピードを重視するのか
- 記録を誰が使うのか
- どこまで自動化したいのか
これらが曖昧なままだと、
ツールの良し悪しを正しく判断できません。
記録・情報整理ツールは「目的」ではない
ここまで見てきたように、
記録・情報整理ツールは
業務効率化の目的ではなく手段です。
- 記録を残すこと
- 情報を整理すること
その先にある
業務判断や共有を楽にすることが本来の目的です。
次に考えるべきこと
記録・情報整理ツールが
自分の業務に合いそうだと感じた場合、
次に考えるのは、
- どのように使うか
- どこまでを期待するか
という点です。
次の記事では、
記録・情報整理ツールの一例として、Plaudをどう使うか
を、もう少し具体的に整理していきます。
まとめ
記録・情報整理ツールには、
- 手動型
- 半自動型
- AI活用型
といった選択肢があり、
向いている人・向いていない人が分かれます。
重要なのは、
ツールを選ぶことではなく、
今の業務で何が負担になっているかを理解することです。
