コピー機の契約は、多くの場合5年程度のリース契約です。
そして更新時期が近づくと、営業担当から連絡が入り、
- 「このまま更新されますか？」
- 「新機種に入れ替えませんか？」
という流れで話が進みます。
しかし、ここで重要なのは
**更新するかどうかではなく、“前提を整理しているか”**です。
この記事では、契約更新前に確認すべきポイントを整理します。
① 現在の契約内容を把握しているか
まず確認すべきは、以下の基本情報です。
- 契約期間
- 月額リース料
- カウンター料金（白黒・カラー）
- 保守範囲
- 中途解約条件
意外と多いのが、
「契約書を見たことがない」というケースです。
更新前にやるべきことは、
提案を聞くことではなく、現状を把握することです。
② 実際の印刷枚数は適正か
契約時に想定した枚数と、
現在の実利用枚数は一致していますか？
- 月間印刷枚数
- カラー比率
- スキャン利用状況
印刷枚数が減っているのに高容量機を使っている場合、
コストは過剰になっている可能性があります。
逆に増えている場合は、
機能不足が業務効率を下げている可能性もあります。
③ カウンター料金の見直し余地
コピー機のコスト差は、
本体価格よりもカウンター単価で生まれます。
- 白黒単価
- カラー単価
- 最低利用枚数の有無
「月額が安い」ように見えても、
カウンター料金が高ければ総額は増えます。
更新時は、
必ず単価ベースで比較することが重要です。
④ 契約期間の再スタートに注意
新機種に変更すると、
通常は契約期間がリセットされます。
つまり、
- あと1年で契約終了だったのに
- また5年契約が始まる
ということもあります。
事業フェーズが変わる可能性がある場合、
この“縛り”は重くなります。
⑤ 今の機種に本当に不満があるか
更新時に入れ替える理由は、
- 本当に機能不足なのか
- 単に営業提案なのか
を整理する必要があります。
多くの場合、
機種自体に問題はなく、契約条件の問題であることが多いです。
よくある更新失敗パターン
- 比較せずそのまま更新
- 月額だけで判断
- 契約期間を見落とす
- 実利用枚数を確認しない
コピー機は「放置されやすい設備」です。
しかし、放置されやすいからこそ差が出ます。
更新前にやるべきことは「契約書の確認」
いきなり乗り換える必要はありません。
まずは、
- 契約条件
- 実利用枚数
- 単価構造
を整理するだけで十分です。
更新は、その後でも遅くありません。
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次の記事では、
コピー機のコストはどこで差がつくのかを構造的に整理します。
