コピー機を比較するとき、多くの人が最初に見るのは
- 月額料金
- 本体価格
- 「業界最安級」という言葉
です。
しかし実際には、
コピー機のコスト差は“見えにくい部分”で生まれます。
この記事では、コピー機のコスト構造を分解し、
どこで差がつくのかを整理します。
① 本体価格は全体の一部にすぎない
コピー機の総コストは、
- 本体価格（またはリース料）
- カウンター料金
- トナー代
- 保守・メンテナンス
- 設置・工事費
で構成されています。
月額が安く見えても、
カウンター単価が高ければ総額は増えます。
本体価格だけで比較するのは、
構造を見誤る原因になります。
② カウンター料金が最大の変動要素
コピー機のコストで最も差が出やすいのが、
**カウンター料金（1枚あたり単価）**です。
- 白黒単価
- カラー単価
- 最低利用枚数の有無
例えば、
- 月額が2,000円安い
- しかしカラー単価が1円高い
この場合、
印刷枚数が多ければ逆転します。
重要なのは、
月間印刷枚数との掛け算で考えることです。
③ 印刷枚数の「想定」と「実態」
契約時の想定枚数と、
現在の実際の印刷枚数は一致していますか？
- 想定より少ない → 過剰スペック
- 想定より多い → 低容量機で単価増
印刷枚数が変われば、
合理的な契約条件も変わります。
更新や見直しのタイミングでは、
必ず実績データを確認する必要があります。
④ 保守内容とトナー費の扱い
「トナー込み」「保守込み」と書かれていても、
- どこまでが無償対応か
- 消耗品の扱い
- 出張費の有無
は契約によって異なります。
トラブル時の対応が不明確な契約は、
見えないコストリスクになります。
⑤ 契約期間という“時間コスト”
コピー機は多くの場合、
5年前後の契約です。
契約期間が長いほど、
- 月額は安く見える
- 途中解約のハードルが上がる
という傾向があります。
事業フェーズが変わる可能性がある場合、
この時間コストは無視できません。
⑥ 見落とされがちな「業務効率コスト」
コピー機のコストは金額だけではありません。
- 印刷速度
- スキャン性能
- ネットワーク連携
- セキュリティ機能
性能不足は、
業務時間という見えないコストを生みます。
安さだけで選ぶと、
結果的に人件費が増えることもあります。
コスト比較の基本式
コピー機を比較する際は、
総コスト ＝
（リース料 × 契約月数）
＋（カウンター単価 × 印刷枚数）
＋ その他費用
この構造で考えると、
「安さ」の正体が見えます。
よくある誤解
- 月額が安い＝トータルで安い
- 最新機種＝コスパが良い
- 更新＝必ずコスト削減
いずれも、
前提条件によって逆転します。
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次の記事では、
新規開業時にコピー機を選ぶ基準を整理します。
