新規開業のタイミングでは、
決めるべきことが一気に増えます。
- 物件
- 内装
- パソコン
- 電話
- ネット回線
そして、その流れの中で
コピー機は「なんとなく決まる設備」になりがちです。
しかし、開業初期の設備選択は
その後の固定費構造を左右する重要な判断です。
この記事では、
新規開業時にコピー機を選ぶ基準を整理します。
① 本当にコピー機は必要か
最初に確認すべきは、
「どの機種を選ぶか」ではありません。
そもそも、
- 紙出力はどれくらい必要か
- スキャン中心で足りないか
- コンビニ印刷で代替できないか
業種によっては、
大型複合機が不要なケースもあります。
特に、
- IT系
- コンサル業
- デジタル完結型ビジネス
では、初期投資を抑える選択も合理的です。
② 印刷枚数の“予測”を冷静に考える
開業初期は、
印刷枚数を正確に予測するのが難しい段階です。
- 契約書は紙か電子か
- 見積書や請求書は紙発行か
- 図面や資料を大量印刷するか
不確実性が高い場合、
固定費を大きく持ちすぎないという考え方が重要です。
③ 初期費用とキャッシュフロー
開業時は、
設備よりも「資金の余力」が重要です。
コピー機を購入すると、
- 本体代金
- 設置費
- 消耗品
の支払いが発生します。
一方、リースやレンタルであれば
初期費用は抑えられますが、
長期総額は増える可能性があります。
判断基準は、
今、資金を残すべきか
長期コストを抑えるべきか
という事業フェーズの問題です。
④ 契約期間と事業の柔軟性
開業直後は、
- 事業規模が読めない
- 人員が増減する
- オフィス移転の可能性がある
といった不確定要素があります。
この段階で長期契約を結ぶと、
柔軟性を失うことがあります。
契約期間は、
事業の見通しとセットで考える必要があります。
⑤ 業務効率を過小評価しない
一方で、
- スキャン速度
- 両面印刷
- ネットワーク連携
といった機能が不足すると、
日々の業務効率に影響します。
安さだけで選ぶと、
時間コストという見えない損失が発生します。
開業時の現実的な選択肢
新規開業の場合、多くのケースで合理的なのは、
- 柔軟性のある契約
- 初期費用を抑える選択
- 将来の見直し前提の導入
です。
「完璧な選択」を目指すよりも、
見直せる状態を作ることが重要です。
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次の記事では、
業務用コピー機はどの規模から必要かを整理します。
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