業務用コピー機は、多くのオフィスに設置されています。
しかし、
- 本当にその規模で必要なのか
- 家庭用プリンターでは足りないのか
- レンタルや小型機で代替できないのか
を検討せずに導入しているケースも少なくありません。
この記事では、
どの規模から業務用コピー機が合理的になるのか
を整理します。
目次
① 月間印刷枚数が判断の出発点
最も分かりやすい基準は、
月間印刷枚数です。
目安としては、
- 月500枚未満 → 小型機でも対応可能なケースが多い
- 月1,000〜3,000枚 → 業務用小型複合機が現実的
- 月3,000枚以上 → 本格的な業務用機が合理的
ただしこれはあくまで目安であり、
カラー比率やスキャン利用も加味する必要があります。
② カラー比率が高い業種
業種によっては、
カラー印刷が多い場合があります。
例えば、
- 不動産業（物件資料）
- 建設業（図面・プレゼン資料）
- 医療・クリニック（説明資料）
カラー単価は白黒より高いため、
業務用機のほうが総コストを抑えられる場合があります。
③ スキャン・FAX利用の頻度
業務用複合機は、
- 高速スキャン
- ネットワーク共有
- PDF自動保存
といった機能が充実しています。
紙を“出力する”だけでなく、
紙をデジタル化する業務が多い場合、
業務用機の価値は高まります。
④ 人数規模との関係
オフィス人数も重要な判断材料です。
- 1〜2名 → 小型機で十分なケースが多い
- 3〜5名 → 業務用小型機が現実的
- 5名以上 → 同時利用を考慮する必要あり
複数人が同時に使う環境では、
処理速度と耐久性が重要になります。
⑤ 故障リスクと業務停止リスク
家庭用機の場合、
- 故障時の修理が遅い
- 代替機がない
という問題があります。
業務用機は保守契約が前提のため、
業務停止リスクを抑えられるのが特徴です。
紙業務が止まることの損失が大きい業種では、
この点は無視できません。
小規模でも業務用が合理的なケース
人数が少なくても、
- 契約書や請求書を頻繁に発行
- 大量の資料を扱う
- 顧客対応で印刷品質が重要
といった業種では、
業務用機が合理的になることがあります。
逆に、業務用が不要なケース
- ほぼデジタル完結
- 印刷は月数百枚程度
- 外部プリントサービスで代替可能
この場合、
大型機を導入すると固定費過多になります。
判断は「規模」だけではない
人数や枚数だけでなく、
- 事業の成長見込み
- 契約期間
- 将来の移転可能性
も合わせて考える必要があります。
コピー機は単なる設備ではなく、
固定費構造の一部です。
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