「月額2,400円〜」
「初期費用0円」
こうした言葉を見ると、コピー機は意外と安いのでは？と感じます。
しかし実際の契約は5年が一般的。
本当に考えるべきなのは“月額”ではなく、5年間の総額です。
この記事では、リース・レンタル・購入それぞれの費用構造を整理し、どの規模の会社に向いているのかを分かりやすく解説します。
① コピー機の費用は「本体代」だけではない
まず、費用の全体像を整理しましょう。
■ コピー機の費用構造（図解）
| 費用項目 | 内容 | 発生タイミング |
|---|---|---|
| 本体費用 | 機械そのものの代金 | 契約時または月額 |
| カウンター料金 | 印刷枚数×単価 | 毎月 |
| メンテナンス費 | 保守契約費 | 毎月または込み |
| トナー代 | 消耗品 | カウンター込みが多い |
| 解約違約金 | 途中解約時 | 解約時 |
つまり、月額表示＝総額ではありません。
特に注意が必要なのが「カウンター料金（従量課金）」です。
印刷枚数が多い会社ほど、ここが大きな差になります。
② 5年間の総額モデル比較
では、代表的な3パターンを比較します。
※月間3,000枚印刷の中規模オフィス想定
■ 5年間総額比較（目安）
| 契約形態 | 月額目安 | 5年総額（概算） | 向いている会社 |
|---|---|---|---|
| リース | 約12,000円 | 約72万円＋従量 | 印刷枚数が安定して多い |
| レンタル | 約8,000円 | 約48万円＋従量 | 小規模・短期利用 |
| 購入 | 約80万円 | 約80万円＋保守 | 長期安定・資金余力あり |
※カウンター料金は別途（白黒1〜3円／カラー10円前後が一般的）
③ 印刷枚数別の考え方
実は、契約形態の合理性は印刷枚数でほぼ決まります。
■ 規模別の目安
| 月間印刷枚数 | おすすめ傾向 |
|---|---|
| 1,000枚未満 | レンタルが合理的 |
| 1,000〜3,000枚 | リースが安定 |
| 5,000枚以上 | 購入も検討対象 |
印刷枚数が多い会社ほど、
カウンター単価の交渉が重要になります。
④ こんな会社はコピー機が不要な可能性も
判断整理サイトとして、向いていないケースも整理します。
- ほぼペーパーレス運営
- テレワーク主体
- 1年以内に移転予定
- 印刷はコンビニで十分な規模
この場合は、無理に導入する必要はありません。
⑤ 問い合わせ前に整理すべき3つ
見積もり依頼前に、次を把握しておくと判断がスムーズです。
- 月間印刷枚数（白黒・カラー内訳）
- 今後の人員増減予定
- 契約希望年数
これが曖昧なままだと、営業トークに流されやすくなります。
まとめ｜月額ではなく「5年総額」で考える
コピー機は「安い・高い」ではなく、
規模に合っているかどうかが本質です。
月額が安く見えても、
総額では購入より高くなるケースもあります。
逆に、小規模事業者が高性能機を契約すると、
固定費が重くなり経営を圧迫します。
まずは自社の印刷規模を整理し、
複数社で比較することが合理的な判断につながります。
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