不動産管理会社の電話構成｜入居者対応・緊急連絡を効率化する方法
不動産管理会社では、入居者からの設備トラブル・緊急連絡・クレームなど、予測できないタイミングで電話がかかってきます。
夜間・休日の対応体制を整えることが、入居者満足度の維持・物件オーナーへの信頼につながります。
不動産管理会社の電話でよくある課題
夜間・休日の緊急連絡への対応
水漏れ・鍵のトラブル・設備故障など、緊急度の高い連絡は夜間・休日を問わず発生します。
事務所の固定電話だけでは夜間・休日の対応ができません。
担当物件・担当者への適切な振り分け
管理物件が多い会社では、電話がかかってきたときに担当物件・担当者へ適切に振り分ける必要があります。
IVRを活用することで、入居者が自分の物件名や用件を選んで担当者に繋げられます。
複数スタッフへの引き継ぎ・連絡管理
担当者不在時に別のスタッフへスムーズに引き継ぐためには、通話録音・不在着信管理・折り返し管理が必要です。
クラウドPBXで解決できること
夜間・休日の転送設定
時間帯・曜日ごとに転送先を変える設定ができます。
営業時間内は事務所スタッフへ、夜間・休日は当番担当者のスマホへ自動転送することで、24時間の対応体制を整えられます。
IVRで緊急度・用件を振り分け
「緊急のトラブルは1番・通常のご連絡は2番」のようにIVRで振り分けることで、緊急対応が必要な電話を優先して担当者に繋げられます。
通話録音でクレーム対応を記録
入居者とのやり取りを通話録音で保存することで、後からの確認・トラブル時の証拠として活用できます。
おすすめサービス
小規模管理会社向け（1〜5名）
03plus（ゼロサンプラス）
時間帯ごとの転送設定が可能で、夜間・休日は担当者のスマホへ自動転送できます。
✓ 月額1,280円〜
✓ 時間帯別の転送設定が可能
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【03plus】
複数スタッフ・IVR・通話録音が必要な管理会社向け
CLOUD PHONE
IVR・通話録音・時間帯別転送・複数内線が標準搭載。入居者対応の効率化と24時間体制の構築に向いています。
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まとめ
- 不動産管理会社の電話課題は夜間・休日対応・担当者振り分け・クレーム記録
- 時間帯別転送設定で夜間・休日の自動転送体制を構築できる
- IVR・通話録音が必要な場合はCLOUD PHONEが最適
