― オフィス設備を“感覚”で決めないための整理 ―
目次
はじめに｜コピー機は意外と「なんとなく」で決められている
新規開業やオフィス移転のタイミングで、多くの事業者が直面するのがコピー機の選定です。
- とりあえずリースでいいだろう
- 買ったほうが長期的には安いのでは
- 今の契約をそのまま更新でいいか
実際のところ、コピー機は
十分な比較や整理をしないまま決まっている設備の代表例でもあります。
この記事では、
「買うか、借りるか」という二択を
損得ではなく、合理性の観点から整理します。
まず前提：コピー機は「設備」か「サービス」か
コピー機を考えるときに重要なのは、
それを“モノ”として見るのか、
“継続サービス”として見るのかです。
- 本体価格
- カウンター料金
- トナー代
- 保守・修理
- 契約期間
これらが複合的に絡むため、
単純な「本体価格の比較」では判断できません。
買う（購入）のメリット・向いているケース
メリット
- 長期的には総額が抑えられる可能性
- 契約縛りがない
- 資産計上できる
向いているケース
- 印刷枚数が安定して多い
- 設備更新の頻度が低い業種
- 資金に余裕がある
特に、
長期固定利用が前提の事業者には合理的な場合があります。
借りる（リース・レンタル）のメリット・向いているケース
メリット
- 初期費用が抑えられる
- メンテナンス込みが多い
- 最新機種に更新しやすい
向いているケース
- 新規開業
- 印刷枚数が読めない
- 事業フェーズが流動的
コピー機を“設備”ではなく
運用コストの一部として扱う場合は、
借りるほうが合理的なことが多いです。
判断軸①｜印刷枚数と業務内容
最も重要なのはここです。
- 月間印刷枚数
- カラー比率
- スキャン利用頻度
例えば、
- 契約書が多い士業
- 図面が多い建設業
- ほぼデジタル完結のIT企業
では、最適解がまったく変わります。
判断軸②｜事業フェーズ
- 創業初期
- 拡大期
- 安定期
創業初期であれば、
固定費の柔軟性が重要になります。
一方、安定期であれば
総額最適化がテーマになります。
判断軸③｜契約の透明性
コピー機で問題になりやすいのは、
- 契約期間の縛り
- 中途解約違約金
- カウンター単価の変動
- 保守範囲
「安い」と見えても、
契約条件次第で総額が大きく変わります。
よくある失敗パターン
- 本体価格だけで決める
- カウンター料金を軽視する
- リース更新を自動で続ける
- 比較せずに営業提案で決める
コピー機は、
更新タイミングで見直すだけでもコスト差が出やすい設備です。
買う・借りるの結論は「事業設計」に依存する
コピー機の選択は、
- 価格の問題
ではなく - 事業設計の問題
です。
固定費を持つか、
変動費化するか。
設備を資産にするか、
サービスとして扱うか。
この視点が重要です。
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