「コピー機の見積もりを取ろうと思うが、何を聞けばいいか分からない」
実は、多くの経営者がこの状態で問い合わせをしています。
するとどうなるか。
営業側が提示した条件の中でしか比較できなくなります。
コピー機は高い・安いではなく、
自社に合っているかどうかが本質です。
そのために、まず整理すべきポイントをまとめます。
目次
① 月間印刷枚数（最重要）
これは必須です。
■ 確認方法
- 過去3ヶ月の印刷枚数平均
- 白黒とカラーの内訳
■ なぜ重要か
カウンター料金は枚数×単価。
印刷枚数が多い企業ほど、
本体価格よりも“従量課金”が総額を左右します。
曖昧なままだと、
適切な機種提案はできません。
② カラー比率
カラー単価は白黒の約5倍前後。
| 種類 | 単価目安 |
|---|---|
| 白黒 | 1〜3円 |
| カラー | 8〜15円 |
例えば月3,000枚でも、
カラー比率が高いと年間数万円単位で差が出ます。
③ 今後の人員増減予定
- 来年3名増える予定
- 逆に縮小予定
コピー機は通常5年契約。
今だけでなく、
将来の規模を前提に判断する必要があります。
④ 契約年数の許容度
- 5年縛りOKか
- 3年で見直したいか
- 短期利用か
リースは基本5年。
レンタルは柔軟。
ここを曖昧にすると、
解約違約金が問題になります。
⑤ 設置スペースと電源環境
意外と盲点です。
- 200Vが必要な機種もある
- 搬入経路の確認
- サイズ制限
導入直前でトラブルになるケースがあります。
整理できていないと起きること
- オーバースペック契約
- 過剰な固定費
- 契約途中解約で違約金
判断軸がないまま契約することが最大のリスクです。
まとめ｜営業前に“自社の基準”を作る
コピー機選定は価格交渉ではなく、
条件整理が9割です。
この5項目が整理できていれば、
営業トークに振り回されません。
条件が曖昧な場合は、
複数社で同条件の見積もりを取ることも一つの方法です。
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